Gestione Documentale Digitale

Cos’è la Gestione Elettronica Documentale?

Quante volte capita di perdere un documento, quante altre di dimenticarsi il nome della cartella dove abbiamo archiviato una mail importante e di cui adesso abbiamo urgente bisogno?
Quanto è faticoso e dispendioso trovare quella vecchia fattura che dobbiamo controllare oggi?

Sono 4 le principali azioni che ruotano intorno ad una gestione dei documenti:

CREAZIONE: il documento viene creato internamente o entra in azienda dall’esterno.
ARCHIVIAZIONE: il documento viene archiviato secondo regole e logiche particolari.
RICERCA: occorrerà trovare il documento per poterlo consultare.
DISTRIBUZIONE: potremmo avere necessità di distribuire il documento.

Azioni che prevedono tempo e risorse e quindi un costo che può essere importante. Gran parte di questo tempo è sprecato! Tuttavia, oggi esistono soluzioni flessibili e complete che possono semplificarla radicalmente.

Non c’è bisogno di essere un’azienda con centinaia di dipendenti per sapere quanto può essere complessa la gestione documentale: anche le microimprese e le PMI si trovano spesso ad avere a che fare con un’enorme mole di file da stampare, scansionare, condividere tra dipendenti… La trasformazione digitale delle aziende punta a smaterializzare i documenti, ma ciò non elimina vincoli e requisiti organizzativi, normativi e di gestione. I reparti IT sono chiamati ancora troppo spesso a far fronte alla necessità di lavorare con una pluralità di strumenti di amministrazione, ognuno da gestire in modo separato, mentre i dipendenti devono imparare a utilizzare interfacce sempre diverse.

Ottimizzare il lavoro di tutti i giorni, moltiplicare le possibilità di stampa e scansione dei documenti in modo semplice e intuitivo, ridurre i consumi e migliorare l’impatto ambientale: sono questi i principali obiettivi di Prima Copia. Ma tutto questo non avrebbe valore senza un altro aspetto significativo: la sicurezza.
Offrire libertà di stampa e scansione, infatti, deve andare di pari passo con una tecnologia che garantisca la protezione dei dati.

Vantaggi della Gestione Elettronica Documentale

  • Riduzione degli spazi dedicati all’archivio fisico
  • Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati)
  • Riservatezza (possibilità di definire privilegi di accesso solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password)
  • Aumentata efficienza del lavoro
  • Archiviazione sostitutiva
  • Procedura certificata per far assumere ai documenti digitali valore legale (i documenti cartacei possono essere distrutti o non stampati, , con notevole risparmio e miglioramento dell’efficienza organizzativa).

In base alle esigenze dei clienti Prima Copia realizza progetti di gestione documentale in grado di automatizzare, semplificare e integrare al meglio il flusso dei documenti all’interno delle infrastrutture aziendali. Da soluzioni in grado di processare i documenti arricchendoli di preziose informazioni per la ricerca prima di indirizzarli ai database, a soluzioni che catturano in automatico i dati dai moduli acquisiti tramite scanner o mfp e li integrano all’interno del gestionale aziendale. Prima Copia analizza, progetta e integra la soluzione migliore per la vostra gestione dei documenti.

Dalle soluzioni più semplici a quelle più performanti Prima Copia guida i suoi clienti nell’introduzione di soluzioni altamente personalizzate fino alla completa eliminazione di tutti i supporti cartacei (in regola con le normative di legge).

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Con Prima Copia, la gestione documentale è più semplice, più economica e più sicura e consente alle aziende di fare un altro passo verso una transizione digitale sostenibile.

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