Gestione Documentale Digitale

Cos’è la Gestione Elettronica Documentale?

Quante volte capita di perdere un documento, quante altre di dimenticarsi il nome della cartella dove abbiamo archiviato una mail importante e di cui adesso abbiamo urgente bisogno?
Quanto è faticoso e dispendioso trovare quella vecchia fattura che dobbiamo controllare oggi?

Sono 4 le principali azioni che ruotano intorno ad una gestione dei documenti:

CREAZIONE: il documento viene creato internamente o entra in azienda dall’esterno.
ARCHIVIAZIONE: il documento viene archiviato secondo regole e logiche particolari.
RICERCA: occorrerà trovare il documento per poterlo consultare.
DISTRIBUZIONE: potremmo avere necessità di distribuire il documento.

Azioni che prevedono tempo e risorse e quindi un costo che può essere importante. Gran parte di questo tempo è sprecato! Tuttavia, oggi esistono soluzioni flessibili e complete che possono semplificarla radicalmente.

Lo sapevi che…?

  • L’80-85% delle Informazioni Aziendali risiedono in documenti cartacei
  • Le Aziende spendono circa 20,00 € in lavoro per archiviare un documento, 120,00 € per trovare un documento archiviato male e 220,00 € per riprodurre un documento perduto
  • Il 7.5% dei documenti viene perso, 3% è male archiviato

Non c’è bisogno di essere un’azienda con centinaia di dipendenti per sapere quanto può essere complessa la gestione documentale: anche le microimprese e le PMI si trovano spesso ad avere a che fare con un’enorme mole di documenti da stampare, scansionare, condividere tra dipendenti. La trasformazione digitale delle aziende punta a smaterializzare i documenti, ma ciò non elimina vincoli e requisiti organizzativi, normativi e di gestione. I reparti IT sono chiamati ancora troppo spesso a far fronte alla necessità di lavorare con una pluralità di strumenti di amministrazione, ognuno da gestire in modo separato, mentre i dipendenti devono imparare a utilizzare interfacce sempre diverse.

Ottimizzare il lavoro di tutti i giorni, moltiplicare le possibilità di stampa e scansione dei documenti in modo semplice e intuitivo, ridurre i consumi e migliorare l’impatto ambientale: sono questi i principali obiettivi di Prima Copia. Ma tutto questo non avrebbe valore senza un altro aspetto significativo: la sicurezza.
Offrire libertà di stampa e scansione, infatti, deve andare di pari passo con una tecnologia che garantisca la protezione dei dati.

Vantaggi della Gestione Elettronica Documentale

      • Rapidità nel recupero di informazioni e documenti
      • Riduzione degli spazi dedicati all’archivio fisico
      • Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati)
      • Riservatezza (possibilità di definire privilegi di accesso solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password)
      • Recupero di personale ad attività più produttive
      • Archiviazione sostitutiva (i documenti cartacei possono essere distrutti o non stampati, con notevole risparmio e miglioramento dell’efficienza organizzativa).

 

Con Prima Copia, la gestione documentale è più semplice, più economica e più sicura e consente alle aziende di fare un altro passo verso una transizione digitale sostenibile.

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