Sicurezza stampanti multifunzione

Sicurezza stampanti multifunzione: perché è importante e come proteggere la tua azienda

La digitalizzazione e l’automazione dei processi hanno trasformato i flussi di lavoro rendendoli più efficienti. Ma hanno anche reso necessaria l’adozione di procedure che garantiscano l’efficacia e l’affidabilità delle nuove tecnologie. E in un’era in cui ogni byte di dati può essere più prezioso dell’oro, è fondamentale non sottovalutare la sicurezza delle stampanti multifunzione, per preservare informazioni riservate e dati sensibili.

Ogni azienda, dalle PMI alle Multinazionali, sa di dover curare con attenzione le configurazioni dei propri sistemi aziendali per proteggere l’infrastruttura IT e scongiurare l’attacco di virus e malware. Tuttavia, ancora oggi, non tutti sono consapevoli dei rischi che possono rappresentare i dispositivi di stampa privi di un sistema di sicurezza e monitoraggio adeguato.

Facciamo assieme una piccola panoramica delle situazioni di vulnerabilità, dove il livello di sicurezza delle stampanti multifunzione può costituire un rischio per l’azienda. Conoscendo gli eventuali punti deboli del sistema, sarà più facile intervenire con buone pratiche e soluzioni adeguate, preservando così la rete aziendale da attacchi hacker e sottrazione di dati riservati.

Sicurezza dispositivi di stampa

Stampanti multifunzione: la sicurezza aziendale passa anche da qui!

Le stampanti professionali multifunzione sono un elemento chiave quando parliamo di tecnologia e innovazione all’interno delle aziende. Prova a immaginare un ufficio senza: sembra quasi preistorico, vero? Quando una società investe in office automation lo fa per risparmiare tempo, migliorare l’efficienza dei propri dipendenti e ridurre i costi, dovuti anche alle tempistiche di raggiungimento degli obiettivi.

Gli apparecchi all-in-one vengono chiamati comunemente stampanti, ma non si limitano a eseguire un processo di stampa di documenti digitali su supporto cartaceo. Permettono di stampare, scansionare, inviare fax e copiare documenti con una facilità impensabile solo pochi anni fa. E sempre mantenendo prestazioni elevate ed erogando output di alta qualità.

Le stampanti multifunzione sono ormai dotate di interfacce digitali intuitive e, grazie alla tecnologia wireless, possono essere connesse alla rete facilitando l’installazione in qualsiasi area dell’ufficio o dell’azienda. In questo modo, sono accessibili a ognuno dei dipendenti e risultano ancora più semplici da usare tramite l’integrazione con i software di gestione documentale.

Proprio in virtù di queste qualità, che le rendono funzionali e ormai indispensabili per velocizzare il lavoro del team operativo, le stampanti multifunzione fungono da custodi dei nostri dati più sensibili.

Pensa a contratti, fatture, dati personali dei dipendenti: tutto passa attraverso una o più stampanti. Senza le giuste misure di sicurezza, queste informazioni potrebbero cadere nelle mani sbagliate. Non è fantascienza. Gli attacchi informatici mirati alle stampanti non protette sono una realtà con cui molte aziende si sono già dovute confrontare:

  • Possono essere punti d’accesso per hacker – sia che vogliano divertirsi a fare danni o abbiano intenzioni peggiori, come violare i segreti aziendali o bloccare i sistemi fino al pagamento di un riscatto, è necessario proteggere tutti gli accessi ai database della società. La stampante multifunzione non fa eccezione. Essendo un dispositivo che comunica direttamente con i server può essere una “porta” di accesso dalla quale un hacker può infiltrarsi. Questo scenario non solo comporta rischi per la privacy e potenziali sanzioni legali, ma può anche danneggiare irrimediabilmente la reputazione aziendale.
  • Rischiano di rendere accessibili documenti privati – la sicurezza delle stampanti multifunzione passa <dalla cognizione delle potenzialità della tecnologia a disposizione di tutti e alla responsabilità di utilizzare gli strumenti comuni consapevolmente. Avere dimestichezza con le stampanti all-in-one significa anche acquisire le competenze per usarle in sicurezza. Meglio non correre il rischio che i file siano accessibili a chi non dovrebbe visionarli o che i documenti secretati rimangano incustoditi nel cassetto delle stampe.

Proteggere le stampanti multifunzione non è solo una questione di buona pratica informatica. È un passo fondamentale per salvaguardare i dati cruciali dell’azienda. Quindi, è bene sapere come migliorare la sicurezza delle stampanti multifunzione, per predisporre software e protocolli che ne proteggano i flussi di lavoro.

Proteggere dispositivi di stampa

Come proteggere la tua azienda a partire dalla sicurezza delle stampanti multifunzione

Un dispositivo di stampa multifunzione opera tramite lo scambio di documenti e immagini elettroniche che transitano da e verso computer e server connessi alla stessa rete. Per regolamentare lo scambio di file è necessaria l’introduzione di un Output Security, cioè un protocollo che metta in sicurezza la transizione dei dati e garantisca la sicurezza delle stampanti multifunzione.

Ecco alcuni passaggi fondamentali e strategie proattive per evitare la manomissione del parco stampanti e la diffusione inconsapevole di contenuti strettamente correlati alle attività aziendali e non divulgabili esternamente all’azienda.

Reimpostare le password predefinite per accedere ai pannelli di amministrazione

I dispositivi multifunzione sono dotati di un sistema di protezione integrata e di monitoraggio della sicurezza, a cui dovrebbero accedere solo i diretti responsabili. Per garantire la restrizione degli accessi a queste funzionalità avanzate, ed evitare attacchi locali o informatici al sistema, è meglio personalizzare i codici di accesso e renderli noti solo a chi si occupa del facility management.

Mettere in sicurezza il network

Le reti locali dovrebbero essere accessibili solo ai dispositivi autorizzati e registrati dall’azienda. Dunque, sia in LAN che in wireless, devono essere accessibili solo tramite autorizzazione e tutti i dati dovrebbero essere criptati durante le transizioni da e verso i dispositivi connessi alla rete. Questo garantisce una maggiore tutela della privacy, perché anche ammesso che i file vengano intercettati non saranno accessibili agli intrusi.

Limitare gli accessi alle connessioni Wi-Fi protette

Questo è un passaggio fondamentale per regolare in tutta sicurezza i flussi di lavoro da remoto, ora che è possibile condurre le proprie attività lavorative su tablet, smartphone e computer portatili anche lontano dall’ufficio.

Controllare gli accessi tramite autenticazione

Per lavorare in sicurezza con le stampanti multifunzione è bene dotare di un codice personale ogni lavoratore che ha accesso ai dispositivi condivisi. Questa buona pratica permette di ottenere diversi vantaggi, tra cui la protezione dei documenti in coda di stampa, che non vengono emessi dalla macchina finché non è la persona che li ha inviati a ritirare i fogli, e la raccolta di statistiche di utilizzo del macchinario, utili per verificare gli accessi e ottimizzare le performance della stampante stessa.

Aggiornare i software alle versioni più recenti

Sottoporre le stampanti professionali a manutenzione e aggiornamento periodici è fondamentale. In rete i ritmi sono rapidissimi e non si può mai sapere quando arriveranno nuove minacce informatiche che tenteranno di bucare il sistema aziendale.

Gli aggiornamenti regolari del firmware e dei dispositivi di stampa, con gli ultimi rilasci delle case di produzione, permette di tenere alla larga i malintenzionati. Ad esempio, in PrimaCopia abbiamo scelto le soluzioni di sicurezza avanzate HP Wolf Security, perché ci permettono di:

  • controllare automaticamente il codice operativo (BIOS) all’avvio di ogni stampante, grazie alla funzionalità HP Sure Start. In pratica, è possibile rilevare, bloccare e riparare in automatico un attacco o un danneggiamento del BIOS in automatico, senza l’intervento del team IT, riducendo al minimo le interruzioni;
  • monitorare le connessioni di rete in uscita della stampante per bloccare richieste sospette e malware, così da poter restare connessi in tutta tranquillità;
  • offrire la Certificazione Common Criteria, la quale garantisce le funzionalità di monitoraggio continuo delle operazioni della memoria. Rilevando e bloccando gli attacchi in tempo reale, assicura una protezione costante;
  • garantire il monitoraggio attivo del sistema con HP Memory Shield™, una funzionalità di sicurezza integrata che consente di prevenire un’ampia varietà di attacchi malware reindirizzando il flusso di esecuzione di un programma.

La sicurezza non è più un’opzione, ma una necessità. Difendersi dalle minacce attuali non basta, è necessario agire con proattività. E con le soluzioni HP Wolf Security possiamo garantirti la massima efficacia.

Sicurezza stampanti multifunzione HP Wolf Security

Proteggere i dispositivi di stampa con la sicurezza basata su policy

Un passo più avanti. Con l’aumento dei rischi legati alla sicurezza e i processi di lavoro che si fanno sempre più distribuiti, mantenere i propri dispositivi di stampa al sicuro è vitale per tutte le aziende.

Con HP Security Manager puoi facilitare l’applicazione di misure di sicurezza preventive, consentendo di monitorare, gestire e ripristinare automaticamente le impostazioni di sicurezza essenziali. Questo non solo semplifica il mantenimento della conformità, ma rafforza l’intero ambiente di stampa e imaging.

Con funzionalità come HP Instant-on Security, i dispositivi vengono automaticamente configurati per aderire alle policy aziendali non appena aggiunti alla rete, eliminando quasi completamente il bisogno di interventi manuali da parte dell’IT.

È fondamentale sfruttare al massimo questi strumenti per garantire non solo la conformità proattiva, ma anche per ridurre i rischi con report completi sulla sicurezza. Proteggere i flussi di lavoro e gestire i certificati per l’intero parco stampanti diventa un processo semplice ed efficace. Puoi liberare risorse preziose che possono essere meglio impiegate altrove nella tua azienda.

La sicurezza delle tue stampanti multifunzione è essenziale per la protezione dei dati aziendali. Perciò, l’aggiornamento e la manutenzione dei dispositivi di stampa devono diventare una priorità.

L’implementazione di una soluzione di sicurezza completa, come HP Security Manager, può fare la differenza tra essere esposti a rischi e operare in un ambiente sicuro e protetto.

Formare il personale

Migliorare la sicurezza delle stampanti multifunzione non è solo una questione di tecnologia, ma anche di mentalità. Assicurati che i tuoi dipendenti siano consapevoli dei rischi legati alla sicurezza informatica e sappiano come utilizzare le stampanti multifunzione in modo sicuro. Una cultura aziendale informata è la migliore difesa contro le minacce informatiche.

Il tema sicurezza stampanti in ufficio diventa prioritario ora che gli ambienti business sono stati rivoluzionati dall’Internet of Things (IoT). Le nuove tecnologie mettono in correlazione tra loro diversi dispositivi per ottimizzarne la produttività, ma allo stesso tempo rendono vulnerabili informazioni sensibili. Soprattutto, se non vengono usati con la giusta mentalità e le corrette misure di protezione.

Stampanti in ufficio normativa

Accenni alle normative sulla sicurezza delle stampanti in ufficio

Capire e applicare le normative di riferimento per la sicurezza delle stampanti multifunzione non è solo una questione di conformità, ma è anche un passo strategico verso una difesa informatica più solida.

Le normative internazionali, come il GDPR (General Data Protection Regulation) nell’Unione Europea, pongono l’accento sulla sicurezza dei dati personali. Questo è un ambito che coinvolge inevitabilmente le stampanti multifunzione. Essendo dispositivi spesso collegati in rete, sono soggetti a rigorosi requisiti di sicurezza per prevenire perdite di dati o accessi non autorizzati.

Assicurarsi di essere in regola significa, prima di tutto, effettuare un’accurata valutazione dei rischi, identificando le potenziali vulnerabilità delle stampanti e adottando misure di sicurezza adeguate, come la crittografia dei dati e l’autenticazione degli utenti. Così come è essenziale tenersi aggiornati con le ultime versioni del firmware e delle patch di sicurezza fornite dai produttori. Proprio come abbiamo appena visto insieme.

Un altro esempio significativo è rappresentato dalla normativa ISO/IEC 27001. È uno standard internazionale per la gestione della sicurezza delle informazioni, che include tra le sue applicazioni anche la sicurezza dei dispositivi di stampa. Seguire queste linee guida non solo garantisce la conformità, ma migliora anche la reputazione aziendale, rafforzando la fiducia dei clienti nella protezione dei loro dati.

Iniziare con piccoli passi, come la revisione delle policy aziendali relative all’utilizzo delle stampanti e l’implementazione di un protocollo di sicurezza dedicato, può fare una grande differenza. Ogni azione conta nel proteggere la tua azienda da minacce potenzialmente devastanti.

Sicurezza stampanti

Sicurezza per stampanti multifunzione: un lavoro da professionisti

Considera la sicurezza delle stampanti multifunzione come una componente cruciale della tua strategia IT. Ma non vederlo solo come un passo verso la mera protezione dei dati e la conformità normativa. È un impegno nella direzione dell’eccellenza operativa, che comporta numerosi vantaggi economici e d’immagine.

Per avere un ulteriore margine di sicurezza, sia a livello di privacy che di performance, è importante rivolgersi a partner in grado di assicurarti la massima professionalità e dispositivi di stampa avanzati. Quando valuti l’acquisto o il noleggio operativo delle stampanti multifunzione per il tuo business, stai facendo un investimento per potenziare la produttività. Ma devi avere la certezza di poter proteggere i tuoi dati.

Non accontentarti del minimo indispensabile, pretendi la serietà e la competenza di professionisti del settore. In Prima Copia portiamo la produttività aziendale a un altro livello, con stampanti HP, di cui siamo partner ufficiali, e software affidabili, aggiornabili e gestibili anche da remoto in tutta sicurezza. Contattaci senza impegno, per una consulenza personalizzata. L’office automation che potenzierà la tua produttività aziendale inizia qui.