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Print Management: 7 consigli per ottimizzare costi e processi documentali in azienda

Il print management è una strategia integrata che permette alle aziende di gestire i processi di stampa con efficacia, migliorando l’efficienza operativa e riducendo i costi.

Ogni ufficio ha l’esigenza di ottimizzare i propri flussi di lavoro e la digitalizzazione dei processi è un valido aiuto per migliorare la produttività. Software e device di ultima generazione sono i migliori alleati, ma non è sufficiente acquisire macchinari multifunzionali ad altissime prestazioni per ottenere i risultati desiderati. Le persone che utilizzeranno questi strumenti devono essere consapevoli delle potenzialità e dei rischi, pronte a sfruttarne tutti i benefici.

La digitalizzazione deve consentire una semplificazione dei processi. Ma se gestita male può introdurre complicazioni e ulteriori difficoltà. Vediamo assieme quali opportunità può offrire un approccio al print management strutturato correttamente all’interno di un’azienda.

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Cos’è il print management

Immagina di avere il pieno controllo su ogni stampa effettuata in azienda, dalla gestione delle risorse al monitoraggio dei costi. Questo è esattamente ciò che offre il print management: è una strategia integrata che consente di monitorare, controllare e ottimizzare tutte le attività di stampa. Ma non riguarda solo queste ultime, include anche la gestione di processi come la scansione, la copia e la distribuzione elettronica dei documenti, grazie ai dispositivi multifunzione.

Dunque, un approccio efficace al print management integra perfettamente i flussi di lavoro digitali e di stampa, consentendo una gestione centralizzata che permetta di prendere decisioni più informate e strategiche.

Inoltre, con device tecnologicamente avanzati, dotati di funzioni innovative, come l’autenticazione sicura dei dispositivi e dei collaboratori, o di funzioni evolute di Control Job Accounting, è possibile un’amministrazione più efficiente e la massima sicurezza dei dati.

I vantaggi del print management

Ottimizzare i processi documentali permette di rendere il proprio lavoro flessibile ed efficiente, grazie all’affidabilità degli strumenti e alla semplificazione delle procedure di stampa.

Una gestione documentale ben organizzata apporta dei netti miglioramenti sia a livello quantitativo che a livello qualitativo del lavoro svolto:

  • Maggiore produttività ed efficienza – le soluzioni di print management semplificano la gestione dei flussi di lavoro, integrando funzioni evolute che consentono la stampa gestita e la distribuzione digitale dei documenti. Riduci gli errori, proteggi con efficacia le informazioni e liberi tempo prezioso per il personale IT, che potrà concentrarsi su attività di valore per l’azienda.
  • Minori sprechi – con una gestione ragionata dei processi di stampa è più facile controllare l’utilizzo dei materiali consumabili (carta, toner e componenti soggetti a usura). Questo approccio permette di ridurre i costi operativi e di destinare le risorse risparmiate ad altre aree strategiche dell’azienda.
  • Minore incidenza di problematiche e guasti – con un management adeguato e un partner affidabile, che offra monitoraggio e assistenza anche da remoto, è possibile prevenire malfunzionamenti, guasti e fermi macchina che rischiano di compromettere i flussi di lavoro aziendali.
  • Raccolta e analisi dei dati – l’organizzazione sistematica dei workflow delle attività di stampa e gestione documentale semplifica la raccolta periodica e l’analisi dei dati, per rilevare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
  • Dipendenti sereni e concentrati – con un’adeguata formazione, il personale sarà in grado di utilizzare agevolmente i software e le stampanti multifunzione, sapendo come intervenire correttamente durante la trasmissione dei documenti, preservandone l’integrità e la sicurezza. Poter contare su macchinari efficienti e veloci permette di affrontare le proprie mansioni con maggiore serenità, senza perdere tempo prezioso con problematiche tecniche snervanti e improduttive.
  • Garanzie di maggiore sostenibilità ambientale – uno dei benefici più significativi, ma spesso meno considerati, di un’efficace print management è il suo impatto positivo sulla sostenibilità ambientale. Oltre a ridurre gli sprechi di carta e a migliorare l’efficienza, scegliendo prodotti orientati alla sostenibilità, come le soluzioni HP con certificazione CarbonNeutral®, è possibile fare un passo concreto verso la riduzione dell’impronta ecologica della tua azienda.

Insomma, le conseguenze positive di un’impostazione professionale dell’infrastruttura di stampa si riflettono su più fronti: efficienza produttiva ed economica, miglioramento dell’ambiente di lavoro, minore impatto ambientale.

Ogni business ha le sue esigenze, diverse da quelle delle altre società, in base a fattori quali dimensioni, obiettivi e posizionamento sul mercato. Il printing management è una strategia che deve essere stilata su misura, direttamente disegnata sulle concrete necessità d’impresa.

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Come strutturare il print management in azienda

Affinché il print management risulti essere funzionale e diventi la prassi all’interno dell’impresa, bisogna strutturare un sistema di printing solution efficace. Questi 7 preziosi consigli rappresentano le best practices indispensabili per ottimizzare costi e processi documentali in azienda.

#1 Fare un’analisi preliminare delle reali esigenze aziendali

La chiave per un print management efficace inizia con una valutazione accurata delle esigenze aziendali. Questo processo è fondamentale per identificare le aree di miglioramento e stabilire una base solida su cui costruire una strategia efficace.

Inizia con un’analisi dettagliata dei volumi di stampa. Ovvero, monitora il numero di pagine stampate, le tipologie di documenti e quali dispositivi di stampa sono più utilizzati. È un’analisi che aiuta a capire quali sono i picchi di attività e dove si verificano eventuali inefficienze.

Comprendere le esigenze aziendali specifiche è il passo successivo. Ogni reparto può avere requisiti diversi: l’ufficio amministrativo potrebbe necessitare di stampare grandi quantità di documenti contabili, mentre il reparto marketing potrebbe avere bisogno di stampare materiali a colori di alta qualità. Coinvolgere i vari team aziendali durante questa fase assicura che le soluzioni adottate rispondano alle loro reali necessità e migliorino l’efficienza operativa complessiva.

Una volta raccolti i dati, è possibile identificare le aree in cui i processi necessitano di un miglioramento. Ad esempio, potrebbe emergere che alcuni dispositivi siano sottoutilizzati, mentre altri vengano sovraccaricati. Ridistribuire il carico di lavoro tra le stampanti, adottare politiche di stampa a colori solo quando necessario e incentivare l’uso della stampa fronte-retro sono solo alcune delle strategie che possono essere implementate.

L’analisi dei volumi di stampa e delle esigenze aziendali permette di ottimizzare i costi e contribuisce anche a una gestione più sostenibile delle risorse. Attraverso un approccio basato sui dati, è possibile prendere decisioni informate che migliorano l’efficienza e riducono gli sprechi.

#2 Scegliere il giusto software di print management

Scegliere il software di print management migliore è fondamentale per ottimizzare i processi di stampa e l’efficienza operativa della tua azienda. Può fare la differenza tra una gestione della stampa caotica e una ben organizzata.

Innanzitutto, è essenziale identificare le funzionalità principali che il software di print management dovrebbe offrire. Cerca soluzioni che permettano una gestione centralizzata delle stampanti, il monitoraggio in tempo reale dei volumi di stampa e la possibilità di impostare regole personalizzate per ridurre gli sprechi. Queste funzionalità ti aiuteranno a mantenere il controllo sui costi e a garantire che le risorse vengano utilizzate in modo efficiente.

Le soluzioni cloud-based stanno diventando sempre più popolari grazie alla loro flessibilità e scalabilità. Optare per un software basato su cloud ti consente di gestire le attività di stampa da qualsiasi luogo e di integrare facilmente nuove stampanti o sedi aziendali senza dover investire in costose infrastrutture server. Inoltre, le soluzioni cloud offrono aggiornamenti automatici e un’alta affidabilità, riducendo al minimo i tempi di inattività.

Quando valuti diverse opzioni di software, considera anche la facilità d’uso e il supporto tecnico offerto dal fornitore. Un’interfaccia intuitiva e un servizio clienti reattivo possono fare una grande differenza nell’implementazione e nell’uso quotidiano del sistema. Assicurati che il software sia compatibile con l’infrastruttura IT esistente della tua azienda e che offra integrazioni con altri strumenti di gestione documentale già in uso.

Infine, non trascurare la sicurezza. Il software di print management deve offrire funzionalità avanzate per proteggere i dati sensibili, come la stampa sicura e l’autenticazione degli utenti. Queste misure sono cruciali per prevenire accessi non autorizzati e garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati.

Le nostre soluzioni di print management HP sono progettate per assicurarti tutto questo. Possiamo prenderci cura delle tue necessità con stampanti multifunzione avanzate, servizi di stampa gestita e l’efficacia di un supporto tecnico sempre affidabile.

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#3 Formare il personale

Le nuove tecnologie sono semplici e intuitive anche quando mettono a disposizione dei lavoratori più strumenti digitali per svolgere compiti complessi. Tuttavia, è bene assicurarsi che ogni persona abbia accesso alle informazioni chiave per poter gestire i dispositivi in maniera appropriata, autonoma e proficua.

Ma non solo, tutti devono conoscere e comprendere le politiche di stampa aziendali, affinché sia possibile massimizzare la produttività, nonché evitare sprechi e problematiche dovute a un utilizzo inappropriato dei device multifunzione.

#4 Adottare un mindset aziendale improntato alla riduzione degli sprechi

Valutare bene la reale necessità di stampa dei documenti permette di risparmiare carta e toner. Non è solo una questione di risparmio economico, ma anche di sostenibilità ambientale. Infatti, stampare solo quando è davvero necessario permette di ridurre la frequenza di utilizzo dei consumabili, ma anche di abbattere i consumi energetici.

Impostare regole di stampa efficaci è essenziale per ottimizzare l’uso delle risorse e ridurre gli sprechi in azienda. Ad esempio, introdurre le quote di stampa è un approccio potente per gestire e limitare l’uso delle stampanti, poiché assegnare quote specifiche ad aree aziendali, o a singoli utenti, permette di monitorare e controllare l’uso delle risorse di stampa. È anche possibile impostare limiti mensili al numero di pagine da stampare o specificare un massimo di stampe a colori, per ridurre i costi e promuovere un uso più consapevole e responsabile delle risorse.

La riduzione degli sprechi è un obiettivo chiave delle regole di stampa. Implementare pratiche come la stampa fronte-retro predefinita, l’uso di bozze per le stampe non definitive e la limitazione delle stampe a colori sono strategie efficaci. Inoltre, l’adozione di tecnologie che consentano di richiedere l’autenticazione dell’utente prima che il documento venga effettivamente stampato, può ridurre drasticamente il numero di stampe non ritirate e abbandonate.

Queste pratiche permettono concretamente di stabilire budget di spesa adeguati e di non sforarli, un obiettivo essenziale per qualsiasi realtà aziendale.

Ma non solo, accumulare documenti in formato cartaceo è antieconomico e meno sicuro. Dopotutto, richiede la predisposizione dello spazio fisico necessario per archiviare ciò che può essere facilmente e comodamente preservato in formato digitale.

Dunque, è importante che tutti i collaboratori siano consapevoli delle politiche di stampa e dei loro benefici. Nonché, è utile rivederle periodicamente per assicurarsi che rimangano efficaci e pertinenti alle esigenze aziendali.

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#5 Valutare l’integrazione con flussi di lavoro digitali

L’integrazione con i flussi di lavoro digitali è la chiave per una gestione documentale moderna ed efficiente. Collegare le attività di stampa con altri processi aziendali digitalizzati, come la gestione dei documenti, l’archiviazione e la distribuzione elettronica, consente di automatizzare molte delle operazioni manuali che tradizionalmente richiedono tempo e risorse.

Implementare soluzioni che permettano la stampa on-demand, la gestione delle code di stampa e l’autenticazione degli utenti semplifica i processi e garantisce anche che i documenti siano stampati solo quando necessario. Inoltre, l’integrazione con piattaforme di gestione documentale, o altri sistemi di archiviazione in cloud, facilita l’accesso e la condivisione dei documenti, indipendentemente da dove si trovino i tuoi collaboratori.

Un altro aspetto da considerare è la possibilità di poter generare report dettagliati sull’uso della stampa e delle risorse. Questi report possono aiutare i manager a identificare aree di miglioramento, monitorare l’efficacia delle politiche di stampa e prendere decisioni basate su dati concreti. L’automazione della raccolta e dell’analisi dei dati di stampa permette di ottimizzare continuamente i processi, adattandoli alle esigenze aziendali in evoluzione.

#6 Impostare un protocollo di sicurezza per le stampanti multifunzione

La protezione della tua azienda passa anche dalle impostazioni di sicurezza delle stampanti multifunzione. Proteggere i dati durante tutto il ciclo di vita della stampa non è solo una questione di conformità normativa, ma anche di salvaguardia della reputazione aziendale.

La stampa sicura è una pratica che permette di rilasciare i documenti solo quando l’utente autorizzato è presente presso la stampante, per ridurre significativamente il rischio di furto delle informazioni. I sistemi di autenticazione garantiscono che solo le persone autorizzate possano ritirare i documenti stampati. Inoltre, riducono anche il numero di stampe non ritirate, contribuendo così a una maggiore efficienza e a una riduzione degli sprechi.

Un altro elemento fondamentale per la sicurezza dei documenti è la crittografia dei dati. Durante il trasferimento dei documenti dal computer alla stampante, i dati possono essere intercettati. Utilizzando protocolli di crittografia avanzati, è possibile proteggere le informazioni sensibili da eventuali attacchi informatici.

Implementare queste misure di sicurezza non solo protegge i dati aziendali, ma migliora anche la fiducia dei clienti e dei partner. È per questi motivi che in Prima Copia abbiamo scelto le soluzioni HP. Con HP Security Manager puoi facilitare l’applicazione di tutte le misure di sicurezza preventive e necessarie a garantire la conformità normativa in merito alla gestione dei dati.

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#7 Rivolgersi a un’azienda specializzata in servizi e prodotti per l’office automation

Sembra banale, ma non lo è, in particolare per le realtà aziendali di medie o piccole dimensioni. Limitarsi a installare delle stampanti multifunzione per essere al passo coi tempi non è sufficiente.

A prescindere dalle dimensioni aziendali, un partner esperto in servizi e prodotti per l’office automation può fare la differenza tra un ufficio che arranca e uno che opera al massimo delle sue potenzialità. Solo la consulenza specializzata, con soluzioni su misura della tua azienda, può consentire l’introduzione di software e hardware in grado di fare la differenza.

Quelle che abbiamo appena elencato sono le 7 strategie fondamentali per avviare un managed print service strutturato e funzionale. Ma le opzioni tra cui scegliere, sia dal punto di vista hardware che digital solution, sono diverse e combinabili per corrispondere agli specifici standard produttivi di ogni impresa.

Scegli un print management di alto livello per la tua azienda

Dimentica le vecchie procedure manuali. Implementare un sistema di print management efficace può trasformare radicalmente la gestione dei documenti nella tua azienda. Con un approccio strutturato, e l’adozione di tecnologie avanzate, riuscirai a liberare risorse preziose da impiegare in altre attività strategiche per la crescita aziendale.

Ma non è tutto. La vera forza del print management risiede nella versatilità, per adattarsi alle specifiche esigenze della tua azienda. Ecco dove entra in gioco il team Prima Copia. Con esperienza, competenza e la partnership consolidata con HP, possiamo garantirti sempre:

  • consulenza personalizzata;
  • noleggio e vendita di stampanti multifunzione di ultima generazione;
  • contratti di manutenzione ordinaria;
  • servizio di assistenza professionale tempestivo ed efficiente.

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