Marca temporale

Marca temporale sui documenti informatici: cos’è e come funziona?

Apporre una marca temporale sui documenti informatici è la procedura che permette di certificare data e ora di creazione di un file digitale, garantendone l’integrità nel tempo. È una funzione fondamentale nel processo di digitalizzazione dei documenti, il cui scopo è quello di sostituire gli archivi cartacei per massimizzare l’efficienza e la sicurezza anche in campo burocratico.

La marca temporale, o time stamp, è uno strumento di uso comune nelle aziende, ma anche tra i privati, perché garantisce numerosi vantaggi e sicurezze, regolamentati da specifici decreti legislativi. Vediamo nel dettaglio come funziona il processo di validazione della marca temporale e quali vantaggi offre.

Cos’è la marca temporale

I flussi di lavoro aziendali in ufficio sono scanditi soprattutto dalla compilazione di documenti ufficiali, come richieste di finanziamenti, ordini d’acquisto e fatture, i quali devono essere registrati e catalogati con un riferimento temporale precisoche ne attesti la validità.

marcatura temporale firma digitale

Digitalizzazione e validità dei documenti


La digitalizzazione dei documenti ha reso la condivisione delle informazioni flessibile e rapida, ma ha richiesto anche l’implementazione di un sistema che assicuri in modo univoco e duraturo la validità dei file.

Con la marca temporale sui documenti informatici è possibile attribuire a un documento digitale informazioni garantite da un’autorità di certificazione, le cui caratteristiche principali sono:

  • Data e ora certe – viene fornita una prova legale dell’esistenza del documento a partire da una data e un’ora specifiche;
  • Integrità del documento – si assicura che il documento non sia stato alterato dopo l’apposizione della marca temporale.
marche temporali

Funzionamento della marcatura temporale

La marcatura temporale è un servizio fornito da un certificatore accreditato Time Stamping Authority (TSA), che consente di attribuire a un documento digitale un riferimento temporale opponibile a terzi.

Questo processo avviene tramite una firma digitale, che sigilla il documento, garantendo che non possa essere modificato senza essere rilevato. Estende la validità temporale del documento oltre la durata della firma elettronica, fino a 20 anni, ed è riconosciuto anche a livello europeo, perché si adegua al regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) del Regolamento UE n 910/2014 sull’identità digitale.

Questo procedimento è regolamentato dal D.lgs. 82/2005 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), modificato dal D.lgs. 235/2010, che conferisce efficacia al documento informatico sottoscritto con firma digitale pari al tradizionale atto scritto.

Informazioni incluse nella marca temporale

La marcatura temporale non si limita a registrare data e ora, ma è completa di informazioni che rendono univoca la registrazione del documento. Infatti, include:

  • Identificativo dell’emittente;
  • Numero di serie della marca temporale;
  • Algoritmo di sottoscrizione della marca temporale;
  • Certificato relativo alla chiave di verifica della marca temporale;
  • Riferimento temporale della generazione della marca temporale;
  • Identificativo della funzione di hash utilizzata per generare l’impronta dell’evidenza informatica sottoposta a validazione temporale;
  • Valore dell’impronta dell’evidenza informatica.

Ognuna di queste voci sono una garanzia di autenticità e sicurezza, 2 valori fondamentali quando vengono applicati a determinate tipologie di documentazioni che devono essere archiviate e conservate a lungo tempo.

Dunque, con un servizio di marcatura temporale è possibile certificare diversi tipi di documenti da archiviare. Tra i più diffusi troviamo:

  • Contratti;
  • Ordini;
  • Fatture;
  • Documenti bancari;
  • Atti pubblici;
  • Richieste di emissione di credito;
  • Finanziamenti a medio lungo termine destinati alle imprese;
  • Richieste di anticipo su forniture ed esportazioni;
  • Documento di valutazione rischi;
  • Ricevute.

Insomma, si tratta di uno strumento versatile e flessibile, applicabile sia a documenti provvisti di firma digitale che a file che non necessitano di autenticazione tramite firma e casella di posta certificata.

marca temporale firma digitale

Come funziona l’apposizione della marca temporale

Il processo di apposizione della marca temporale si può effettuare tramite l’utilizzo di uno specifico software di firma elettronica. In pochi semplici passaggi è possibile conferire valore legale ai documenti, accelerando transazioni commerciali, riducendo gli errori e rendendo il workflow aziendale più sostenibile.

Il documento informatico viene firmato digitalmente in 3 fasi principali:

  • Creazione dell’impronta digitale (hash) – si genera un’impronta digitale unica del documento;
  • Richiesta della marca temporale – l’impronta viene inviata all’autorità di certificazione, che applica una marca temporale contenente la data e l’ora esatta;
  • Integrazione della marca – la marca temporale viene restituita e integrata nel documento, fornendo una prova inconfutabile della sua esistenza a quel preciso momento.

Questo processo garantisce che qualsiasi modifica al documento, dopo l’apposizione della marca temporale, sia immediatamente rilevabile, proteggendo così l’integrità e la validità legale del documento.

A cosa serve la marca temporale sui documenti informatici

L’introduzione delle nuove tecnologie nei management aziendali ha moltiplicato le opportunità di business. Ma si è anche incrementata l’esposizione a nuove problematiche legate all’utilizzo delle piattaforme digitali.

L’utilizzo della marca temporale sui documenti informatici offre numerosi vantaggi, che ovviano alle possibili difficoltà che un’impresa può dover affrontare, tra cui:

  • Certificazione del valore legale – la marca temporale attribuisce ai documenti digitali lo stesso valore legale di quelli cartacei, rendendoli utilizzabili in ambito giuridico. Un aspetto particolarmente utile per documenti contrattuali, fiscali e legali.
  • Garanzia di sicurezza e integrità – questo procedimento garantisce che il documento non sia stato alterato dopo la sua creazione, proteggendo contro frodi e manipolazioni. Un altro fattore essenziale per i documenti sensibili, come contratti, certificazioni e documentazione finanziaria.
  • Comprovata conformità normativa – molti settori richiedono la conservazione di documenti digitali in conformità con specifiche normative. La marca temporale aiuta le aziende a rispettarle, fornendo una prova di tale conformità.
  • Tracciabilità – la marcatura temporale permette di tracciare con precisione le modifiche e le operazioni sui documenti, facilitando audit e controlli interni.
marcatura temporale

Scegli un software di marcatura temporale affidabile per i tuoi documenti informatici

Nel mondo del lavoro attuale è indispensabile avere dimestichezza con gli strumenti digitali messi a disposizione dalle nuove tecnologie. 
Utilizzati con accortezza, possono essere dei potenti alleati per ottimizzare il lavoro e massimizzare la produttività.
 Diversamente, se non si tiene il passo con il progresso tecnologico, c’è il rischio inevitabile di rimanere indietro e minare la sicurezza e la solidità aziendale.

Investire in soluzioni di marcatura temporale significa tutelare il proprio business, aumentare la sicurezza e migliorare l’efficienza operativa. Noi di Prima Copia S.r.l. ti aiutiamo a implementare in azienda i software che ti permettano di creare, condividere e ottenere una firma elettronica sicura in pochi minuti.

Contattaci per saperne di più su come implementare la marca temporale nella tua azienda e assicurarti che ogni documento digitale sia sempre protetto e conforme alle normative vigenti. Il tuo nuovo sistema di gestione dei documenti è a portata di mano. Richiedi una consulenza personalizzata e senza impegno.

Articoli simili