Archiviazione e gestione documentale digitale

Archiviazione e gestione documentale digitale: una guida per creare flussi di lavoro più efficienti e sicuri

Un’azienda che investe in archiviazione e gestione documentale digitale compie il primo fondamentale passo verso l’ottimizzazione dei propri flussi di lavoro. L’automazione strategica dei processi è ormai imprescindibile se si vuole stare al passo con le esigenze di mercato. Non parliamo solo di vantaggi economici, ma anche di miglioramento delle prestazioni del team di lavoro e soprattutto di maggiore sicurezza all’interno della società.

In particolar modo, la gestione dei documenti è il cuore del workflow delle imprese. Attraverso questo processo è possibile coordinare tutte le informazioni cruciali per il funzionamento efficace dell’azienda:

  • report;
  • contratti;
  • fatture;
  • e-mail;
  • documentazioni di differenti generi.

Con l’avvento dei computer e l’introduzione dei supporti informatici, ormai le PMI e le startup possono organizzare i propri documenti su piattaforme digitali. Tuttavia, in alcuni uffici le consuetudini legate all’uso dell’archiviazione cartacea persistono e creano dei rallentamenti o, peggio ancora, delle falle nella sicurezza.

È tempo di voltare pagina. Vediamo assieme cosa sono l’archiviazione e la gestione documentale digitale, come sfruttarle al meglio per rendere i processi più efficienti e mettere in sicurezza i dati aziendali.

Archiviazione documentale

Che cos’è la gestione documentale digitale

Spesso, ciò che rallenta i flussi di lavoro all’interno di un’impresa è la difficoltà ad accedere in tempi rapidi alle documentazioni necessarie. Questo significa che l’efficienza sia sulla produzione dei beni materiali che sull’erogazione dei servizi al cliente non è mai abbastanza performante.

Soprattutto negli uffici in cui si usano ancora metodi tradizionali di archiviazione documentale fisica, i lavoratori devono essere fisicamente presenti dove sono conservati i documenti per potervi accedere. Allo stesso tempo, l’azienda deve sacrificare spazi preziosi per l’archiviazione dei documenti, con il rischio elevato che vengano comunque danneggiati, smarriti o trafugati.

Con adeguati sistemi di gestione documentale digitale è possibile trasformare i documenti cartacei in file digitali, con tutti i vantaggi che la gestione informatica apporta:

  • acquisizione rapida delle informazioni;
  • archiviazione sistematica, che permette di indicizzare, catalogare, condividere e recuperare rapidamente i documenti;
  • accesso da remoto, grazie ai server o ai sistemi in cloud;
  • implementazione di sistemi di sicurezza, come accessi limitati e criptaggio dei contenuti.

L’obiettivo è rendere l’azienda più efficiente permettendo alle persone di accedere alle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro in modo più dinamico e rapido. Facilitando il salvataggio, l’archiviazione e la consultazione dei file, aumenta la produttività operativa del team di lavoro.

Come funzionano archiviazione e gestione documentale digitale?

Gli archivi cartacei sono intuitivi da organizzare e consultare. A seconda del tipo di documenti che contengono, in genere, il sistema di catalogazione si basa sull’ordine alfabetico o sull’ordine cronologico. Si apre l’armadio, si estrae il faldone e si inserisce o si estrae il plico con le informazioni. Ma siamo ormai nell’era dell’informazione digitale e la tecnologia mette a disposizione delle aziende software sempre più innovativi. Soluzioni un tempo inimmaginabili, oggi consentono di gestire ogni aspetto dell’archiviazione, a partire dall’acquisizione dei dati.

L’archiviazione e la gestione documentale digitale possono essere organizzate in diverse fasi distinte, che consentano di passare da un sistema basato su carta a uno digitalizzato, sicuro ed efficiente. Vediamo quali sono le principali.

Sistema di gestione documentale

#1 Pianificazione e valutazione

In questa fase iniziale, è essenziale fare un inventario dei tipi di documenti che l’organizzazione gestisce, comprendendo le varie esigenze dei dipartimenti. Viene definita una strategia che identifica le priorità, le risorse necessarie e gli obiettivi. La scelta della piattaforma giusta è cruciale, poiché è necessario valutare:

  • funzionalità;
  • scalabilità;
  • compatibilità con altri sistemi in uso;
  • compliance normativa.

Solo dopo aver compreso nel dettaglio le specifiche necessità aziendali, sarà possibile analizzare le soluzioni presenti sul mercato per selezionare software e hardware adeguati.

#2 Digitalizzazione dei documenti

Dopo aver selezionato e implementato le soluzioni più idonee a soddisfare le dinamiche dei processi aziendali, è possibile iniziare il processo di digitalizzazione dei documenti fisici. Infatti, mentre alcuni file nascono già in formato digitale, come le e-mail, le fatture e tutto ciò che può essere trasmesso in allegato con la posta elettronica, i documenti cartacei dovranno essere trasformati in formato digitale tramite processi di scansione.

Sarà necessaria una preparazione accurata dei documenti, rimuovendo graffette e appianando le pagine per garantire scansioni di qualità. Successivamente, le immagini digitalizzate dovranno essere verificate per assicurarsi che siano chiare e che tutte le informazioni siano state catturate fedelmente.

Una gestione metodica della fase di digitalizzazione previene errori che potrebbero compromettere l’accessibilità e la qualità dei dati. Quindi, è necessario affidarsi a soluzioni di archiviazione e gestione documentale digitale in grado di garantire livelli d’eccellenza.

#3 Organizzazione e indicizzazione

Una volta digitalizzati, i documenti necessitano di essere organizzati sistematicamente. L’indicizzazione, ovvero l’assegnazione di parole chiave, metadati e altri tag, facilita la ricerca e il recupero dei documenti. È come creare un indice digitale per una biblioteca, dove ogni libro può essere trovato rapidamente attraverso un catalogo informatico.

#4 Archiviazione documentale digitale

I dati acquisiti vengono archiviati in un server centralizzato, in genere sul cloud. In questo modo non è necessario disporre di spazio a sufficienza per installare dischi di memoria fisici e blocchi server, con tutte le spese che ne conseguono. Naturalmente, la decisione se utilizzare soluzioni on-premise o cloud-based dipende da diversi fattori, come:

  • dimensione dell’azienda;
  • sensibilità dei dati;
  • politiche aziendali;
  • regolamentazioni di settore.

L’elaborazione dei documenti cartacei è un processo complesso, ma può essere facilitato con soluzioni innovative, facili da usare. Ad esempio, con Scanshare Capture è possibile convertire automaticamente i documenti in record digitali archiviabili elettronicamente nei sistemi elettronici esistenti, gestirli in modo efficiente e renderli accessibili da postazioni remote.

Ma attenzione, è importante ricordare che è necessario implementare delle efficaci e regolari politiche di backup, per mitigare il rischio di perdere i dati archiviati. E questa fase ci porta dritti alla successiva.

archiviazione elettronica

#5 Conformità e sicurezza

Questa è una fase delicata, ma imprescindibile. Il sistema di gestione documentale deve rispettare tutte le leggi e i regolamenti riguardanti la privacy, la sicurezza dei dati e la conservazione dei documenti.

Dunque, la custodia digitale dei documenti richiede sistemi di storage conformi alle normative vigenti, sicuri ed efficienti, per implementare tutte le misure necessarie a proteggere i dati. Ad esempio, sistemi avanzati di crittografia, di controllo degli accessi e l’audit trail.

#6 Accesso e condivisione delle informazioni

L’accesso ai documenti dovrebbe essere facile per chi ne ha diritto e impossibile per tutti gli altri. Quindi, è doveroso stabilire permessi e restrizioni che permettano, ad esempio, ai team di lavorare contemporaneamente sugli stessi documenti, ma impediscano l’accesso o la modifica non autorizzata.

#7 Integrazione dei flussi di lavoro

Il sistema gestionale documentale digitale può essere integrato con altre applicazioni aziendali, semplificando l’archiviazione e la consultazione delle informazioni. Ad esempio, la libreria di connettori di Scanshare Capture facilita questo processo poiché supporta molti sistemi documentali globali, piattaforme ERP, applicazioni CRM e piattaforme di archiviazione cloud. Quindi, i documenti verranno archiviati automaticamente nella corretta sezione, senza che sia necessario l’intervento di qualcuno, velocizzando e semplificando il lavoro dell’operatore.

Automatizzare i flussi di lavoro significa facilitare il passaggio delle informazioni attraverso diversi reparti aziendali, ridurre l’intervento manuale e, di conseguenza, gli errori.

#8 Monitoraggio e manutenzione

La gestione documentale è un processo dinamico che richiede una vigilanza costante. Bisogna monitorare l’uso del sistema, eseguire una manutenzione regolare e gli aggiornamenti dei software. Sono tutte attività necessarie affinché il sistema rimanga funzionale, sicuro e al passo con le evoluzioni tecnologiche e normative.

#9 Revisione e miglioramento continuo

Ultima fase, ma non meno importante, è l’analisi delle performance del sistema. È uno step che coinvolge la raccolta di feedback dei lavoratori, l’analisi delle metriche di sistema e l’identificazione di aree di miglioramento. L’obiettivo è quello di rendere il sistema sempre più efficiente, allineato alle mutevoli esigenze aziendali e al panorama tecnologico in evoluzione.

Queste fasi rappresentano un ciclo continuo di miglioramento che aiuta le aziende a rimanere efficienti, sicure e in grado di gestire le informazioni in maniera strategica. Quando un sistema di archiviazione digitale è strutturato in modo efficace, gli addetti autorizzati possono accedere ai file, condividere materiali di lavoro e operare simultaneamente con modifiche o feedback in tempo reale. L’efficienza in azienda raggiunge livelli d’eccellenza.

gestione documentale digitale

I vantaggi dell’archiviazione e gestione documentale digitale

È abbastanza facile intuire quanti vantaggi possa offrire a livello operativo e strategico l’implementazione di adeguate pratiche di archiviazione digitale e l’uso di software per la gestione documentale nella tua azienda:

  • Migliore efficienza operativa.
  • Riduzione dei costi.
  • Maggiore sicurezza.
  • Più garanzie di conformità regolamentare.
  • Supporto attivo alla sostenibilità ambientale.
  • Efficace gestione delle Informazioni.
  • Maggiore resilienza aziendale.

Ma non soffermiamoci a un semplice elenco puntato, vale la pena approfondire gli aspetti positivi che comporta un sistema di gestione affidabile.

Tutelare la sicurezza informatica

Digitalizzare il processo documentale permette di implementare elevati livelli di sicurezza sul management system. L’archiviazione digitale è applicabile a diverse aree gestionali, come per esempio la fatturazione elettronica, l’archiviazione di mail, gestione dei contratti e del workflow documentale derivante dall’area clienti. 
Grazie alle funzionalità di cui sono dotati i software moderni è possibile:

  • avere totale controllo degli accessi, impostando autorizzazioni dettagliate su chi può visualizzare o modificare i documenti, assegnando delle password agli addetti ai lavori e organizzando i server con diversi livelli di privacy;
  • predisporre backup e ripristino d’emergenza, prevenendo eventuali perdite di dati sia che siano dovuti a guasti, malfunzionamenti o errore umano;
  • monitorare le attività, per risalire facilmente a chi ha avuto accesso ai documenti, che dispositivi ha usato, quali revisioni ha apportato.

Inoltre, è più facile rispettare le normative e garantire che i dati sensibili siano conservati e gestiti in linea con le regolamentazioni sulla privacy, come il GDPR. Un aspetto che impatta anche sulle attività di revisione e audit delle informazioni.

Impostare una gestione strategica dei sistemi di stampa

Chi gestisce un ufficio sa quanto possano essere onerosi i costi legati alle stampanti: a partire dall’acquisto dei macchinari più efficienti, passando per il consumo energetico e arrivando all’utilizzo etico della carta.

Con la digitalizzazione documentale digitale è possibile intervenire sul budget a disposizione riducendo l’impatto economico e allo stesso tempo migliorare le performance operative.

Tra le opportunità offerte dal sistema di gestione documentale ci sono:

  • ottimizzazione della stampa, grazie a un sistema che permette di incentivare la stampa fronte retro, porre dei limiti al numero di stampe, imporre regole per il bianco e nero e le stampe colore, verificare cosa deve essere stampato e cosa no;
  • rapporti di audit e monitoraggio da remoto, che permettono di individuare problematiche o malfunzionamenti in breve tempo, anche grazie alla possibilità di impostare delle notifiche. In questo modo, si può intervenire tempestivamente e ripristinare il flusso di lavoro e la sicurezza del sistema di stampa;
  • trasparenza dei costi, che non si limitano a quelli della carta e dei toner, ma tiene conto anche delle spese nascoste relative ai tempi di inattività della stampante, alla produttività persa in caso di guasti non notificati e ai dati persi in caso di violazione della sicurezza.
gestione strategica dei sistemi di stampa

Aumentare l’efficienza operativa in azienda

La conservazione digitale dei documenti aziendali rende il lavoro più flessibile, rapido e proficuo. Grazie all’acquisizione rapida dei documenti e all’accesso rapido ai dati, il lavoro delle persone è più incentrato su mansioni che richiedono alte competenze, utili alla reale crescita dell’azienda.

Investire il tempo in mansioni ripetitive non ha alcun senso. L’archiviazione digitale incentiva la collaborazione all’interno dei team, anche da remoto, con un netto miglioramento delle performance e un significativo abbattimento dei costi. Infatti, la digitalizzazione riduce:

  • gli spazi fisici dedicati agli archivi, abbassando i costi di affitto e manutenzione.
  • il consumo di carta, inchiostro e altri materiali di consumo.
  • i consumi energetici.

L’archiviazione documentale analogica ormai è antieconomica e poco sicura. Passando a una piattaforma di gestione informatica dei documenti sarà possibile ridurre o addirittura eliminare del tutto lo spazio di archiviazione fisica.

Office Automation: meglio affidarsi a dei professionisti

Adottando una solida strategia di archiviazione e gestione documentale digitale, le aziende possono non solo migliorare la loro operatività quotidiana, ma anche posizionarsi meglio per la crescita futura, adattandosi alle evoluzioni del mercato. Certo, può sembrare un obiettivo complesso, ma solo se non sai come implementarlo.

Inizia con l’analisi accurata di ciò che deve essere digitalizzato, per poi proseguire con la scelta di software e hardware più adatti alle tue esigenze. Ma non sottovalutare la formazione del personale, che deve imparare a usare i device e le nuove applicazioni. Pur avendo interfacce intuitive, una conoscenza approfondita degli strumenti, e un cambio di mentalità nella cultura aziendale, permettono di ottenere il massimo delle performance nella gestione dei flussi documentali.

In Prima Copia la nostra priorità è potenziare l’efficienza operativa e la produttività nella tua azienda. Possiamo offrirti esperienza, competenze, soluzioni personalizzate e assistenza professionale. L’office automation inizia con una telefonata o un semplice click. Contattaci senza impegno, troveremo assieme la formula più adatta per aiutarti a gestire nel migliore di modi l’archiviazione e la gestione documentale digitale nella tua impresa.

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